新 供應商 及新商品進場必須建立以下原始檔案，并輸錄至電腦。
　　一、 商品基本信息資料

　　由 供應商 提供標準的基本信息資料，并核實無誤。

　　店內碼 商品條形碼 品名規格 訂貨倍數 發貨倍數 銷售單位 進價 零售價 會員價 產地 等級 可否退貨 分類碼 結算方式

　　建立基本信息時必須注意一品多碼及多碼一品及偽碼現象，并要求 供應商 嚴格按商品之實際情況提供資料。

　　1、 一品多碼，往往因商品產地不一致，原則上要求 供應商 只供其中一個產地之商品，因其外形相同，很難辯別，極易影響盤點庫存和自動訂貨管理，并且因產地不同會有價差，避免 供應商 偷梁換柱。

　　2、 多碼同品，也稱重碼，其產生原因是商品嚴格按國際標準之條碼使用規則生產，此類商品原則上不予進貨，如確為暢銷之品種，只采用其中一種，其余均使用超市自制條碼，并由供貨商粘貼后方可進入賣場銷售，否則將造成價格及庫存的極大混亂，甚至影響銷售，導致虧損而不易發覺。

　　3、 偽碼，偽碼存幾種情況，一種是廠商未經技術監督局審批，擅自而制，極可能與別家商品同碼或條碼無法辯識。另一種情況是數字與實際條碼不符，掃描后變成了另一種商品，該類商品均不允許進入賣場，好產品無質量問題且為本地適銷商品，則要求供方采用超市自制碼。

　　銷售單位即訂貨單位，應嚴格注明內含小單位數量。

　　二、 供應商 基本信息

　　采購員引進 供應商 ，應嚴格填寫 供應商 基本資料，該信息卡為訂貨、退貨、財務結算服務。

　　見采購管理之 供應商 基本資料卡。

　　在實際管理中常見的錯誤及杜絕方法：

　　1、 重復錄入 供應商 ，因初期提供的 供應商 名稱使用不規范，前后不一致辭，在原 供應商 提供新貨時使用了不同的名稱，造成錯誤。

　　2、 結算方式復雜，未按標準簽收，采用手工注明方式，以致無法實行電腦管理。

　　三、費用資料表

　　四、年度傭金、獎勵資料表、進貨數量獎勵資料表

　　五、設柜及租賃經營資料表

　　六、訂量初始設置、訂貨周期

　　七、新品庫存建議表

　　 電腦軟件設計應能滿足將相關結算信息（如應扣款項、付款時間、期間應付金額及明細等）提前一同匯總到財務管理界面。

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本文來源： 采購與電腦之間的聯系